1. Che cos’è?

Ormai ognuno di noi lavora con più computer, che vanno dallo smartphone al desktop, e la maggior parte delle aziende lavora con più collaboratori, magari anche in diverse location. Per raggruppare i nostri dati in un posto che vogliamo sia centrale, governato e sicuro utilizziamo dei server. Il concetto di cloud consiste ad appoggiarsi su dei server spostati geograficamente dalla nostra azienda. Possono trovarsi nel nostro paese, in un altro paese o addirittura su un altro continente e di solito i nostri dati si trovano su più server in modo da avere più copie a disposizione in caso di problema. Il cloud va al di là dello stoccaggio di dati, i colossi che ben conosciamo: Amazon, Microsoft e Google offrono una moltitudine di servizi nel cloud: ad esempio la posta elettronica, la gestione dei documenti, funzioni di intelligenza artificiale o di automazione. Oltre ai colossi che abbiamo appena menzionato esistono numerosi altri erogatori di cloud che offrono soluzioni di cloud “privato“ sviluppate su misura per la sua azienda.

2. Che vantaggi può offrire il cloud alla mia azienda?

    

Innanzitutto, la sicurezza dei dati infinitamente superiore a quella che abbiamo quando conserviamo i nostri dati su un disco fisso interno, esterno o su un server aziendale. Gli erogatori di cloud offrono una protezione che in nessun modo può essere paragonata a quella di una soluzione “tradizionale“. Il fatto di avere una copia dei dati in almeno due distinte location è diventato un elemento essenziale di sicurezza.

Poi il meccanismo automatico di sincronizzazione dei dati con il cloud permette di lavorare sempre sull’ultima versione di un documento magari anche dopo l’intervento di altre persone sullo stesso documento. La garanzia è che i dati siano sempre aggiornati. Se ad esempio 3 persone lavorano – anche contemporaneamente – sullo stesso file, una si trova sul treno l’altra sull’aereo e la terza in ufficio la sincronizzazione ci permette non solo di integrare le varie modifiche ma anche di tornare indietro sulle versioni precedenti in casi di errori.

Il pay-per-use, ovvero l’utilizzo della tecnologia in funzione dei bisogni del momento che in un’azienda possono variare tra i diversi periodi dell’anno, pagando solo ed esclusivamente ciò che si utilizza.

La garanzia di poter accedere sempre alle tecnologie più avanzate che nessun altro tipo di soluzione può offrire.

La continuità di servizio, che nessuna infrastruttura locale può garantire.

Insomma, con il cloud il dato è sempre disponibile, disponibile ovunque e al massimo della sicurezza e tutto a un costo assolutamente inferiore a quella di un’infrastruttura classica.

3. Come scegliere la soluzione cloud più idonea?

I tre criteri sono: prezzi, servizi e conoscenza dell’infrastruttura. Ad esempio, per chi utilizza office 365 la soluzione cloud di Microsoft può essere quella più semplice da implementare. Di fatto, di solito è considerata quella più user friendly che richiede quindi un minor sforzo a livello di adozione da parte degli utenti e di apprendimento. Nello stesso tempo, non è detto che sia la soluzione migliore per tutti: questa va valutata caso per caso. Vanno valutati anche le necessità di governance dei dati e di disporre di una piattaforma intranet aziendale. Questo lavoro di valutazione è proprio la fase iniziale di un progetto di implementazione del cloud, e meglio verrà fatto, tenuto conto degli obiettivi e dei bisogni dell’azienda più la soluzione sarà idonea. Chiedere il supporto di un professionista altamente qualificato e certificato è una garanzia sia di idoneità della soluzione sia di economicità.  

4. Come implementarla?

Dopo il lavoro di analisi sopra menzionato – e lì dobbiamo precisare che non è detto che il cloud sia un passaggio obbligato: ci sono dei trade off che vanno scoperti e capiti – siamo anche in grado di scegliere la soluzione cloud migliore e di iniziare la migrazione dei dati in modo “soft“. I dati vengono trasferiti dal server locale verso il cloud praticamente senza che gli utenti se ne accorgano, cercando di evitare o perlomeno minimizzare eventuali interruzioni dell’attività lavorativa. Quando questa migrazione è terminata, si fa il cosiddetto “cutover“ : praticamente si passa al nuovo sistema. Dopo questo bisogna prevedere una formazione per gli utenti che ovviamente tiene conto dei vari livelli di conoscenza ma anche del tipo di utilizzo che ne faranno. L’implementazione è una fase delicata in cui il supporto di un professionista certificato che padroneggi perfettamente questo tipo di processo governato da checklist è fondamentale. E purtroppo non è il caso di tutti gli attori che si propongono sul mercato.